Projets, équipes et notifications
Sommaire
Projets
Aperçu
Équipes et notifications
Aperçu
Partager des fichiers avec divers professionnels
Définir les autorisations
Travailler en collaboration
Suivre l'historique des fichiers
Recevoir et consulter les notifications
Rester informé grâce au journal d'activité
Projets
Organisez le matériel lié à votre projet
Ratio.City a introduit les projets sur la plateforme afin de faciliter l'organisation du matériel lié aux projets. Un projet sert de plaque tournante pour stocker vos sites, vos plans de masse, vos rapports et vos récits. Vous pouvez accéder à chacun des outils à partir des projets, de sorte que votre flux de travail peut désormais s'articuler autour des besoins liés au projet.
La page de résumé du projet affiche tous les projets dont vous faites partie et l'ouverture d'un projet vous donne un aperçu de l'activité du projet, y compris les fichiers qui ont été créés, modifiés ou supprimés. Pour accéder à l'outil Développer ou à l'outil Récits, vous devez avoir ouvert un projet. Cela vous évitera d'avoir à retrouver vos fichiers plus tard et vous permettra de mieux gérer votre projet. En plus des fichiers, les projets comprennent également une fonction Équipes et Notification qui a été conçue pour améliorer la collaboration entre vous et vos partenaires de projet.
Équipes et notifications
Grâce à des recherches approfondies auprès des utilisateurs, nous avons entendu de nombreux spécialistes du secteur dire que la collaboration était de la plus haute importance. Après avoir exploré certains des obstacles spécifiques aux processus de collaboration existants, les équipes et les notifications constituent la base d'une collaboration améliorée.
Avec Équipes et Notifications, vous pouvez :
Partager des fichiers avec divers professionnels : Ajoutez de nouveaux membres à votre équipe pour partager, surveiller et suivre la progression ainsi que les modifications apportées aux fichiers Ratio.City
Définir les autorisations : gérez le contrôle d'accès en attribuant aux membres invités le rôle d'administrateur, d'éditeur ou de lecteur (consultez la section « Définir les autorisations » pour en savoir plus). Les fichiers peuvent également être configurés pour demeurer privés au sein de l'organisation qui a créé le projet.
Travailler en collaboration : Les fichiers peuvent être consultés par plusieurs utilisateurs en même temps. Si un seul rédacteur effectue des modifications à la fois, les autres membres de l'équipe peuvent observer les changements dans les masses en 3D ou des récits en temps réel.
Suivre l'historique des fichiers : Suivez les modifications apportées à un document, identifiez les auteurs des changements et consultez un aperçu visuel. Enregistrez une copie des versions antérieures si nécessaire
Recevoir et consulter les notifications : Visualisez les principales mises à jour de projets en un coup d'œil dans notre nouveau centre de notifications situé dans la barre d'outils supérieure. Les notifications renvoient au fichier concerné le cas échéant, facilitant ainsi leur consultation
Rester informé grâce au journal d'activité : Suivez l'évolution des projets et les actions de chacun grâce à un journal qui résume l'ensemble des activités (fini le défilement de longs fils de discussion par courriel)
Entrons dans les détails !
Partager des fichiers avec divers professionnels
Utilisez Équipes pour créer un groupe de personnes avec lesquelles vous pouvez partager des fichiers Ratio.City. Vous pouvez ajouter n'importe qui à votre équipe ! Avec notre nouveau type d'utilisateur Invité, tout le monde peut se connecter et voir le matériel lié au projet, il n'y a donc pas lieu de s'inquiéter si l'une des organisations avec lesquelles vous travaillez n'a pas (encore) d'abonnement à Ratio.City.
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Les comptes invités sont des comptes Ratio.City gratuits qui permettent aux utilisateurs ne disposant pas d'abonnement de consulter les fichiers des projets auxquels ils sont invités. Ils ne peuvent ni modifier les fichiers ni accéder aux autres outils Ratio.City dans le cadre de l'offre gratuite.
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Accédez à la nouvelle section « Équipes » dans la page de résumé du projet ; cliquez sur le bouton « + Nouveau membre » et saisissez le courriel de la personne que vous souhaitez inviter dans votre équipe.
Si cette personne possède déjà un compte Ratio.City, un lien menant directement à votre projet lui sera envoyé par courriel.
Si ce n'est pas le cas, elle recevra un courriel contenant un lien pour s'inscrire, ce qui activera son essai gratuit. Ne vous inquiétez pas, elle n'a aucune obligation de payer pour une licence à la fin de l'essai gratuit. Au terme de celui-ci, son compte sera converti en compte Invité, ce qui lui permettra de conserver un accès en lecture seule aux fichiers du projet.
Définir les autorisations
Lors de l'ajout de membres à votre projet, vous pouvez attribuer un niveau de permission à chaque personne : lecteur, éditeur ou administrateur.
Les administrateurs disposent du niveau de permission le plus élevé pour un projet ; si vous créez un projet, vous y êtes automatiquement désigné comme administrateur. Les administrateurs peuvent créer et supprimer des projets ainsi que leurs fichiers, en plus de gérer l'équipe.
Les éditeurs peuvent créer, modifier et supprimer des fichiers au sein du projet, mais ne peuvent pas modifier les informations relatives au projet lui-même (telles que la suppression de membres) ni déplacer des fichiers vers d'autres projets.
Les visiteurs sont des utilisateurs en lecture seule qui peuvent consulter les fichiers du projet et commenter les articles, mais ils ne peuvent pas les modifier.
Des droits d'administration peuvent être attribués aux membres de l'équipe à l'intérieur et en dehors de votre organisation.
Si vous attribuez des autorisations d'administrateur à une personne au sein de votre organisation, celle-ci pourra ajouter, supprimer et gérer les autorisations des membres d'équipe de N'IMPORTE QUELLE organisation. Elle pourra également renommer, supprimer, restaurer et modifier la vignette du projet.
En attribuant des autorisations d'administrateur à une personne issue d'une organisation externe, vous l'autorisez à ajouter, supprimer et modifier les autorisations des membres d'équipe UNIQUEMENT au sein de sa propre organisation.
Fichiers privés
Lorsque vous créez un projet et que vous commencez à créer des masses et des récits, les fichiers sont automatiquement rendus publics, c'est-à-dire visibles par tous les membres de l'équipe. En cliquant sur l'icône de l'œil sous le fichier, vous rendrez le fichier privé, visible et accessible uniquement aux membres de l'équipe qui font partie de votre organisation. Cela permet au créateur du projet d'exercer un certain contrôle, en définissant les fichiers qui sont partagés avec l'extérieur.
Le graphique ci-dessus illustre un paramètre par défaut, tandis que le graphique ci-dessous montre l'apparence d'un fichier rendu privé et visible uniquement par les membres de votre organisation.
Le graphique suivant met en évidence certains des flux d'utilisateurs potentiels pour un utilisateur disposant d'une licence Contructeur payante.
Travailler en collaboration
Avec l'outil Équipes, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir un fichier en même temps. Cela s'applique en particulier aux Récits et aux masses.
Tous les membres de l'équipe actifs dans le fichier seront affichés dans la barre d'outils supérieure. Le premier créateur, éditeur ou administrateur à ouvrir le fichier et à y apporter une modification sera désigné comme l'éditeur « actif », ce qui verrouillera les champs de saisie pour tous les autres utilisateurs. Un seul utilisateur peut effectuer des modifications à la fois. Lorsque l'éditeur actif ferme l'outil, le contrôle de l'édition peut être repris par un autre éditeur, créateur ou administrateur. De plus, après 10 minutes d'inactivité, le contrôle de l'édition sera de nouveau disponible. Le premier éditeur, créateur ou administrateur à modifier les valeurs se verra attribuer le rôle de nouvel éditeur « actif ».
Les utilisateurs inactifs ne pourront pas apporter de modifications, mais ils pourront voir les modifications apportées en direct par l'utilisateur actif. Dans les Récits, toutes les personnes présentes dans le fichier pourront faire des commentaires ou ajouter des autocollants, y compris les spectateurs.
L'outil Récits dispose de fonctions de collaboration supplémentaires dans la barre d'outils supérieure. Lorsque vous ouvrez un Récit, vous voyez deux boutons : "Aperçu" et "Présence en direct".
La « Prévisualisation » est une fonctionnalité permettant aux utilisateurs de visionner le récit en mode plein écran, offrant ainsi un affichage centré sur le contenu.
La fonction de présentation en direct (« Live present ») sera exclusivement réservée à l'éditeur « actif ». En cliquant sur ce bouton, vous alignez la vue de tous les utilisateurs actifs sur la vôtre grâce au mode de suivi. C'est une excellente fonctionnalité pour les réunions et les présentations afin de garantir que tous les participants suivent le contenu spécifique en cours de discussion. Les utilisateurs peuvent choisir de quitter la vue de présentation en direct s'ils le souhaitent.
Suivre l'historique des fichiers
Lors de l'introduction d'Équipes, nous avons entendu beaucoup d'inquiétudes lors des recherches et des tests auprès des utilisateurs concernant la perte ou l'écrasement de fichiers. Les utilisateurs étaient très inquiets à l'idée que leur travail puisse être supprimé ou modifié sans qu'il soit possible de le restaurer.
La fonction d'historique des fichiers est disponible pour les masses et les récits. Chaque session avec un éditeur actif enregistrera une version du fichier dans l'historique. En accédant à l'historique des fichiers, vous pouvez voir :
Diverses versions de votre fichier
Heure et date de création de chaque version
L'éditeur ayant créé la version
Une capture d'écran du fichier (au clic)
Vous pouvez naviguer dans l'historique des fichiers et enregistrer une copie de n'importe quelle version. Ainsi, si une fichier a été accidentellement écrasé ou si vous souhaitez itérer séparément sur une ancienne version, vous pouvez le faire facilement.
Recevoir et consulter les notifications
Le centre de notifications (icône de cloche) se trouve dans le coin supérieur droit de la barre d'outils principale et avertit les utilisateurs si :
Un administrateur vous a ajouté à un projet
Un administrateur a modifié vos autorisations pour un projet
Un administrateur a renommé un projet
Un éditeur, un créateur ou un administrateur a renommé un fichier
Un éditeur, un créateur ou un administrateur a supprimé un fichier
Un éditeur, un créateur ou un administrateur a restauré un fichier
Le centre de notifications a pour vocation de fournir des notifications globales au niveau du projet. Les fichiers référencés seront interactifs (le cas échéant) afin de garantir un accès simplifié pour les utilisateurs. Pour obtenir des détails précis sur l'activité d'un projet au sein des fichiers, veuillez consulter le journal d'activité.
Rester informé grâce au journal d'activité
Bien que le journal d'activité ne soit pas une nouvelle fonctionnalité, les utilisateurs constateront qu'il inclut désormais l'activité des membres de leur équipe. Le journal d'activité émettra une mise à jour lorsque :
Un projet a été créé
Un nouvel administrateur a été désigné
Un nouveau coéquipier a été ajouté (ainsi que son niveau d'autorisations)
Un coéquipier a été retiré de l'équipe
Un projet a été renommé
Un fichier a été ajouté
Un fichier a été modifié
Un fichier a été supprimé
Un fichier a été restauré
Nous sommes là pour vous aider
Contactez notre équipe au courriel suivant hello@ratio.city si vous avez des questions, des commentaires, des suggestions, ou pour réserver une session de formation pour vous ou votre équipe.